Smart working

Per lavoro agile, c.d. smart working, si intende una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali ed un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.

Tale modalità aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e al contempo favorisce la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working è contenuta nella legge n. 81/2017 art. 18, il quale stabilisce che “le disposizioni del presente capo, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. 

Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

(…)”.

L’accordo relativo al lavoro agile viene stipulato per iscritto e disciplina l’esecuzione della prestazione svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di potere direttivo del datore di lavoro o gli strumenti utilizzati.

L’accordo deve contenere i seguenti elementi essenziali:

• Durata;

• Modalità di svolgimento della prestazione lavorativa;

• Tempi di riposo del lavoratore;

• Modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo;

Il lavoratore che svolge la prestazione in modalità agile avrà diritto ad un trattamento economico e normativo pari a quello complessivamente applicato, in attuazione dei contratti collettivi, nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni all’interno dell’azienda

Il “lavoro da casa” applicato nello smart working porta con sé diverse implicazioni in materia di controllo a distanza dei lavoratori e privacy. Infatti, entra in gioco il GDPR (General Data Protection Regulation) per disporre le corrette misure per l’utilizzo dei database aziendali. La formazione in materia di privacy e sicurezza è il principale fattore per adeguarsi alle disposizioni del regolamento.

La prestazione lavorativa svolta in modalità di Smart Working è svolta senza vincoli di orari, ma nei limiti delle ore massime giornaliere e settimanali stabilite dal CCNL. Inoltre, così come avviene in ufficio, anche da remoto il dipendente ha diritto a periodi di riposo in cui non eroga alcuna prestazione lavorativa. Tali periodi includono la fascia di inoperabilità che comprende un periodo di riposo consecutivo non inferiore a 11 ore.

Il datore di lavoro, di norma, fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile e conforme alle disposizioni di sicurezza di cui al D.LGs. n. 81/2008.

Il datore di lavoro resta responsabile del buon funzionamento (art. 18 L. 81/2017) nonché delle relative spese di manutenzione e sostituzione. In caso di guasto, furto o smarrimento, il lavoratore agile resterà tenuto ad avvisare tempestivamente il proprio responsabile e qualora venga accertato un comportamento negligente da parte del lavoratore, quest’ultimo sarà tenuto a risponderne.

Smart working, l’evoluzione del Lavoro agile tra pandemia e ripresa

Con l’emergenza sanitaria il lavoro agile ha permesso di salvaguardare la salute dei lavoratori ed al contempo garantire la continuità di business.

Infatti, lo stesso governo a partire dai DPCM del 23 febbraio 2020 e dell’8 marzo 2020, ha spinto notevolmente l’applicazione del lavoro da remoto, incoraggiandolo e semplificando la procedura di accesso allo strumento. Mentre la normativa ordinaria subordina il ricorso al lavoro agile alla stipula di un accordo individuale, il legislatore dell’emergenza ha abilitato il ricorso allo smart working semplificato, ossia anche in assenza di tale accordo, per poter permettere all’azienda di decidere di far lavorare da remoto tutti i suoi dipendenti anche senza accordi preventivi, con turni a rotazione oppure al 100%.

L’istituto è oggetto di una normativa stratificata, il cui punto di arrivo si può riassumere in:

• Abolizione della necessità dell’obbligo di stipulare un accordo individuale che definisca orario, potere di controllo e disciplinare, nonché disconnessione;

• Riduzione degli obblighi di informazione in materia di salute e sicurezza in via telematica.

In particolare, il decreto attuativo n. 6/2020 ha previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese (…) ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.

Il decreto Proroghe nell’aprile 2021 aveva esteso lo stato di emergenza fino al 31 dicembre 2021, prolungando l’obbligo di smart working semplificato.

Il 22 dicembre 2021 è stato ulteriormente prorogato lo stato di emergenza fino a marzo 2022, portando con sé anche la proroga della normativa emergenziale sullo Smart Working. Nonostante la fine dello stato di emergenza, alle grandi imprese è stata concessa la possibilità di usufruire del regime semplificato fino al 3 dicembre 2022, mentre per le pubbliche amministrazioni è tornata in vigore la normativa pre-pandemia prevista dalla legge a partire dal 15 ottobre 2021.

Smart working e fine dell’accesso semplificato

A partire dall’1 gennaio 2023 sono rientrate in vigore le direttive della Legge n. 81/2017, pertanto il lavoro agile non è più dettato dal regime semplificato, ma da un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendenti. Ritorna ad essere subordinato al consenso del lavoratore, che accetta di alternare lo svolgimento della propria prestazione tra l’interno e l’esterno dei locali aziendali.

Nello specifico, l’adesione allo smart working deve avvenire su base volontaria e l’eventuale rifiuto del lavoratore non può rappresentare motivo di licenziamento per giusta causa o giustificato motivo ogettivo.

A prescindere dalle disposizioni delle singole amministrazioni e aziende, il D. L. 132/2023 ha esteso il diritto allo smart working per i lavoratori fragili, ossia coloro affetti da gravi patologie croniche, sino al 31 dicembre 2023.

La Legge n. 197 del 29 dicembre 2022 (c.d. “Legge di Bilancio 2023”) ha prorogato il diritto di accesso al lavoro agile, fino al 31 marzo 2023, per tutti i lavoratori fragili, ovverosia i soggetti affetti dalle patologie e condizioni elencate dal Decreto del Ministero della Salute del 4 febbraio 2022.

Nello specifico, la Legge di Bilancio 2023 ha previsto che il datore di lavoro, deve assicurare ai lavoratori c.d. fragili lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, anche attraverso l’adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento, come definita dai contratti collettivi di lavoro in applicazione, senza alcuna decurtazione della retribuzione in godimento.

La disposizione, tuttavia, non esclude la necessità di stipulare l’accordo individuale mentre sono state previste differenti modalità di invio della comunicazione di smart working per i lavoratori fragili. In particolare:

• fino al 31 gennaio 2023 le comunicazioni dovranno essere trasmesse, unicamente per i lavoratori fragili, mediante l’applicativo fin ad ora utilizzato, denominato “smart working semplificato”;

• dal 1° febbraio 2023 le eventuali comunicazioni, relative ai lavoratori fragili, dovranno essere inoltrate mediante la procedura ordinaria, mediante l’applicativo denominato “Lavoro agile”.

Il diritto al lavoro agile è stato ulteriormente prorogato al 31 marzo 2024, attraverso l’art. 18-bis della legge n 191/2023, tale decreto ha riguardato solamente i lavoratori con figli under 14 e lavoratori fragili.

L’art. 4, comma 1, del D.Lgs. n. 105/2022, che ha scritto ex novo il comma 3-bis, dell’art. 18, l. n. 81/2017, prevede che i datori di lavoro, sia pubblici che privati, devono riconoscere una priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile, qualora queste richieste vengano presentate da lavoratrici e lavoratori:

1. disabile in situazione di gravità accertata (ai sensi dell’art. 4, comma 1, della L. 104/1992);

2. con figli fino a 12 anni di età;

3. con figli disabili; qualora il figlio abbia una minorazione, singola o plurima, che abbia ridotto l’autonomia personale, correlata all’età, in modo da rendere necessario un intervento assistenziale permanente, continuativo e globale nella sfera individuale o in quella di relazione (ai sensi dell’articolo 3, comma 3, Legge n. 104/1992).

4. assistente familiare (caregiver) di soggetto che, a causa di malattia, infermità o disabilità, anche croniche o degenerative, non sia autosufficiente e in grado di prendersi cura di sé (ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge n. 205/2017).

Per espressa previsione di legge, queste categorie di lavoratori hanno una priorità e non di un diritto individuale allo smart working: conseguentemente, qualora il datore di lavoro, non intendesse attivare il lavoro agile, la priorità non scatta.

Terminata anche l’ultima proroga (fino al 31 marzo 2024) dello smart working “agevolato” per i lavoratori “fragili” e genitori con almeno un figlio under 14, dal 1° aprile 2024 non esistono più categorie di lavoratori che possono esigere di svolgere la prestazione in modalità lavoro agile senza un accordo individuale scritto. Tale data segna dunque il ritorno al regime ordinario.

In assenza di un obbligo di legge di concedere lo smart working a specifiche categorie di lavoratori, l’accesso al lavoro agile torna quindi subordinato all’incontro delle volontà del datore di lavoro e del lavoratore tramite un accordo individuale scritto.

Dal 1° aprile 2024 il lavoro agile sarà dunque possibile solo previa sottoscrizione dell’accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente.

Nella stesura dell’accordo individuale, le parti dovranno tenere conto:

• delle disposizioni di cui agli artt. 18 e ss. della L. 81/2017;

• delle disposizioni eventualmente previste dalla contrattazione collettiva;

• del Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile del 7 dicembre 2021.

Restano, comunque, in vigore quelle disposizioni che prevedono determinate priorità nell’accoglimento delle richieste di smart working provenienti da alcune categorie di lavoratori e, precisamente, da:

• lavoratori che assistono parenti con disabilità grave e che fruiscono dei relativi permessi;

• lavoratori con grave disabilità accertata;

• lavoratori caregiver ex art. 1, comma 255, L. 27 dicembre 2017, n. 205;

• lavoratori con figli fino a 12 anni di età.

Occorre chiarire che la priorità nell’accesso allo smart working non significa diritto al lavoro agile ma soltanto che – se l’azienda decide di concedere lo smart working ad alcuni dipendenti – dovrà dare priorità a quelli che hanno le predette caratteristiche.

Vedi anche: Avvocato diritto del lavoro milano